Onlinemeetings next level

Ein Teil der Solidmind Group bei einem Onlinemeeting

Unsere 7 Tipps für effektivere Onlinemeetings, via Zoom, Teams & Co.  

Virtuell von Meeting zu Meeting zu rennen ohne sich wirklich fortzubewegen? Nach über zwei Jahren Homeoffice kommt das vielen bestimmt äußerst bekannt vor…

Die Solidmind Group hat sich bewusst für ein full-Remote-Arbeitsmodell entschieden – virtuelle Meetings gehören für uns zum Alltag und wir sehen darin einen Ausdruck unserer freien Arbeitsweise. Wir kennen übrigens auch das Gefühl eines vollen Terminkalenders und konnten im Laufe der Zeit einige Tipps sammeln, wie Calls zielgerichtet und angenehm ihren Platz im Team finden. Natürlichen lernen wir Tag für Tag auch noch selbst dazu. Wir freuen uns über den gemeinsamen Austausch zu diesen Themen und sind gespannt, was für Tricks ihr zu dieser Auflistung noch hinzufügen könnt:

1. Sein oder nicht sein? Das ist hier die Frage! 

Hinter dieser hochphilosophischen Frage verbirgt sich eigentlich nur Folgendes: Wird dieser Call wirklich gebraucht? Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es durchaus hilfreich sein kann, sich selbst bei der Planung von Meetings zu fragen, ob es hierfür wirklich einen Austausch in Echtzeit braucht.  

Gäbe es vielleicht die Möglichkeit sich anderweitig auszutauschen/Ergebnisse mitzuteilen etc.? Ist wirklich klar, wie genau das Treffen ablaufen soll oder könnte hier eigentlich noch mehr Vorarbeit ohne das Team geleistet werden? Solltet ihr das bejahen können, gönnt eurem Terminkalender eine Pause und findet alternative Wege des Austausches.

Ein kritischer Blick durch diese Brille auf eure Kalender bringt bestimmt die ein oder andere Möglichkeit hervor, wie ihr mehr Zeit außerhalb von Calls verbringen könnt, die euch mehr Zeit nehmen als schenken.

Punkt 1 findet auch Karin sehr wichtig!

2. 60 goldene Minuten 

Wer hat eigentlich mal festgelegt, dass ein Treffen genau 60 Minuten dauert? Oder 30, oder 15? Nehmt euch bei der Planung eines Treffens genug Zeit um zu überlegen, wie viel Minuten die einzelnen Tagespunkte tatsächlich in Anspruch nehmen sollen und schätzt daraus die tatsächliche Meetingzeit ab.

Soll es sich um rein produktives Treffen handeln? Oder darf es auch Zeit für persönlichen Austausch geben? All das kannst du zu Beginn des Calls offenen kommunizieren, sodass alle wissen wozu und wie lange sich hier alle eigentlich treffen. Warum nicht auch mal “Quickies” à 10 Minuten auf die Woche verteilen? Vorteil: Man sieht sich häufiger und es wird nur das für den Moment wesentliche geteilt.

3. Trick 17  

Ihr wartet eigentlich die ersten 5-10 Minuten immer auf alle bis es losgeht? Da gibt es einen kleinen aber feinen Trick, der garantiert für volle Ränge zu Beginn sorgt: Einfach die Meetings nicht zur vollen oder halben Stunde ansetzen, sonder stattdessen einfach mal fünf vor, fünf nach oder zwanzig nach ein Treffen ausrufen. Gern geschehen 😊

4. Nach dem Call ist vor dem Call  

Okay hier kommt die unbequeme Wahrheit: Nur weil wir den ganzen Tag voller Calls gepackt haben, heißt das nicht unbedingt, dass wir auch produktiv sind. 😉

Meetings mit unserem Team dienen normalerweise zum Austausch, was nicht automatisch bedeutet, dass wir mit unserer eigentlichen Arbeit vorankommen. Vor- und Nachbereitung von Treffen ist daher das A und O, um die eigene Zeit und die der Kollegen und Kolleginnen zu schonen. So verliert ihr selbst nicht den Überblick und wisst immer genau was zu tun ist, wenn die Kamera und das Mikrofon aus bleiben.  

5. Lagerkoller im Zoomraum  

Das Metaverse klopft langsam aber sicher an unsere Türen und damit eine ganze Reihe an neuen Möglichkeiten zur Gestaltung von virtuellen Meetings! Aber auch schon bevor wir uns alle VR-Brillen aufsetzen, können wir Einiges dafür tun, um unsere bestehenden Termine räumlich aufzupeppen. Warum sich nicht mal zu einem gemeinsamen Spaziergang treffen oder Wochenaufgaben auf dem Laufband besprechen? Weiterhin gibt es eine Vielzahl an neuen Kommunikationsprogrammen, die einen alternativen Bildschirm abseits von Teams und Co. Bieten. Beispielhaft sei hier Gathertown genannt, was stark an Habbohotel erinnert – kennt das noch jemand?

6. Wir sind heute hier zusammengekommen, um…  

Was erst einmal lustig klingt, kann einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie ein Team mithilfe von Meetings effizient und zufrieden zusammenarbeitet. Zu Beginn des Gesprächs festzulegen ob es sich um die Festlegung einer Strategie, um reinesFeedback oder doch einfach um einen gemütlichen Plausch handelt, kann entscheidend für den Gesprächsverlauf sein. So hat bei einem lockeren Austausch niemand das Gefühl, das jetzt andere Themen “wichtiger” wären und innerhalb eines straff angelegten Projekttreffens, weiß jedes Teammitglied, womit die angelegte und kostbare Meetingzeit gefüllt werden sollte. Weiterhin bekommen auch sowohl der operative als auch der persönliche Bereich die entsprechende Würdigung, indem ihm gewisse Zeiträume gezielt zugeteilt werden.

Do it like Ida – gelacht werden darf immer! Auch in Meetings 😉

7. Check-In und Out – wie im Hotel  

Ein weiteres beliebtes Mittel in unserer Solidmind Group Callwelt sind Check-In und Check-Outs. Darunter verbirgt sich eine Vielzahl an Übungen oder Fragen, die das Team auf das Treffen gezielt einstimmen und die Aufmerksamkeit voll auf das Meeting lenken. Beispiel gefällig? Als Check-In dient zum Beispiel eine Entspannungsübung, ein sportliches Warm-Up oder ein Stimmungsbarometer im Chat. Für den Check-out kann es durchaus spannend sein zu erfragen, mit welchem Gefühl alles aus dem Call herausgehen, oder worauf man sich als nächstes freut. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt. Die Möglichkeiten sind hier so wie unsere Teams und die Gründe warum wir zusammenkommen vielfältig, daher dürfen die Check-Ins und –Outs auch dementsprechend bunt aussehen 😊  

In diesem Sinne als kleiner Check-Out: Was nimmst du aus diesen Tipps für dich mit?

Bei aller Effizienz ist es uns auch wichtig zu erwähnen, dass der zwischenmenschliche, wertschätzende Austausch für die gemeinsame Remote Zusammenarbeit im Vordergrund steht und durch nichts zu ersetzen ist. Allerdings können wir durch diese Tipps dafür sorgen, unsere Themen zur richtigen Zeit an der richtigen Adresse landen und volle Aufmerksamkeit bekommen!

Du hast auch Lust diese Meetingkultur hautnah mitzuerleben? Dann schau gerne bei unseren aktuellen Stellenausschreibungen vorbei. Dort hast du auch die Möglichkeit dich in unserem Talentpool zu registrieren. Wir freuen uns auf dich!
 
 
 
 

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